Für den Arsch - oder der Herr der digitalen Fliegen

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Nach meinem gestrigen nicht ganz so liebevollen Eintrag (für die ich ja sonst eigentlich so bekannt bin) zu Things – ereilten mich unzählige Anfragen, mit welchem App ich denn so meine Aufgaben verwalten würde.

Da meine Antwort wohl bei einigen Erstaunen ausgelöst hat – ist sie hier noch mal für alle:

MIT KEINEM. DIE SIND ALLE FÜR DEN ARSCH!

Und ich darf das sagen. Ich habe die Gattung mit Heute-Ansicht, Tags, iCal-Anbindung und Sync ja praktisch mehr oder minder erfunden. Und ich wühle mich täglich durch hunderte von Mails und habe ungefähr 73 Eisen gleichzeitig im Feuer. Und dazu ein Katze auf der Tastatur.

Damit bin ich natürlich noch lange nicht so wichtig, wie all die Menschen, die Unsummen für solche Apps ausgeben. Und das vermutlich für mehr als eines.

Und dann haben die die alle mühsam eingerichtet. Und versucht, sich daran zu gewöhnen. Und dann hat das bei den Allermeisten auch nicht so wirklich geklappt. Dann haben die ein anderes App ausprobiert oder gar erworben. Und wieder alles eingetackert und verschoben und verschoben und umsortiert und dann doch irgend wann aufgegeben.

Oder noch zwanzig andere Apps ausprobiert. Ist ja nicht so, dass es nicht genug davon gäbe.

Überlegt euch doch nur mal, wie viel Sex ihr alleine für diese Zeitverschwendung mehr hättet haben können.

Und dann gibt es da noch die ganzen Fachbücher, Internetseiten und Blogeinträge – wie man produktiver mit dem Posteingangsfach umgehen kann und wie man am besten die Fähnchen beschriftet, Regeln erstellt und Untergruppen organisiert und ich weiß nicht, auf was für verrückte Ideen Menschen noch so kommen.

So was Ähnliches habe ich früher auch immer gemacht. Da rennt man dann mit einem wichtigtuerischen Blick permanent von links nach rechts, am besten an den Chefs und wer einem sonst noch so vor die Nase gesetzt wurde, vorbei.

Das verwechseln doch tatsächlich immer noch die Allermeisten mit Arbeit. Dann sortiert man die Bleistifte ToDos noch mal durch und flucht ein paar mal ganz laut, wie gestresst und überarbeitet man doch sei.

Ist aber auch anstrengend, dies ganzen ToDos und Ziele und Mails und Artikel und überhaupt einzupflegen und zu kategorisieren und mit Farben zu versehen. Und dann erst noch dieser Aufwand, permanent auf allen Kanälen und allen Geräten alle Termine und Listen synchron zu halten.

DAS IST ALLES FÜR DEN ARSCH!

Genau so wie Ordnung oder Wörter.

Ihr werdet dadurch nicht produktiver oder gar organisierter. Überarbeitung baut sich dadurch auch nicht ab. Im Gegenteil.

Das ist wie beim Kaisers an der Kasse. Die Schnellsten sind nicht die mit ihrer Bankkarte. Bis die aus der Hosentasche gekramt wurde, richtig rum in das Lesegerät gesteckt wurde, die Zahlen eingetippt sind, die Verbindung zur Bank hergestellt wurde, bis dann der Beleg doppelt ausgespuckt wurde, die Kassiererin (der Kassierer) den Deckel vom Geldfach wieder mit dem linken Ellenbogen zugedrückt hat, die Karte wieder aus dem Gerät geholt wurde, die Zettel ordentlich verstaut und aufgespießt wurden – oder was das erst noch dauert, wenn dann doch nicht die Nummer reicht und erst auch noch unterschrieben werden muss und dann der Kuli nicht gefunden wird, der dann natürlich auch nicht überall schreibt.

In der Zeit hatte jede halbwegs fitte Kassiererin (Kassierer) drei Rentnern das Geld aus dem Portemonnaie einzeln ab- und vorgezählt und noch die Tüten gepackt.

Und genau so ist dies mit diesen ganzen neumodischen Apps auch. Vor allem, je komplizierter sie sind. Alles was nach Tags und Untergruppen schreit – gehört direkt in die Tonne. Das braucht keine Sau. Eigentlich braucht man nicht mal Hauptgruppen und schon gar nicht 123 verschiedene Fähnchen.

Eigentlich braucht man nur einen Stück Papier und einen Stift – am besten einen Bleistift. Das funktioniert seit Jahrhunderten. Und beim Bau des Kölner Doms waren auch einige wichtige Menschen am Werk, die hundert Dinge gleichzeitig machen mussten. Und der würde heute garantiert nicht mehr stehen, wenn die zwischendurch angefangen hätten, ihre Zettel einzufärben und in Hierarchien an die Wand zu nageln und mit lustigen Zeichen zu versehen.

Was die allerdings garantiert können mussten – war Entscheidungen zu treffen. Und die trifft man nur auf eine einzige Art und Weise. Man sagt entweder JA oder man sagt NEIN.

Und wenn da bei jemanden von euch auch nur die Hälfte aller Entscheidungen aus einem JA besteht, dann wird euer Türmchen, das ihr da täglich zu bauen versucht, aber sofort einstürzen. Selbst wenn nur jede zehnte Entscheidung, die ihr im Laufe eines Tages trefft, mit JA beantwortet wird – dann wird es schon knapp.

NEIN ist das einzige wirklich wichtige Wort, wenn ihr nicht jeden Tag überarbeitet sein wollt. Oder andersrum formuliert: Nur mit einem NEIN übersteht ihr den Tag mit 567 Mails, 27 Projekten und 23 Meetings.

Und das allerwichtigste NEIN, dass ihr euch angewöhnen müsst – ist das NEIN zur Arbeit. Alles was schon von Weitem nach Arbeit aussieht wird direkt mit einem NEIN begegnet.

Und Mails in 123 Unterordner zu sortieren und dafür auch Regeln aufgestellt zu haben, das ist nicht nur Arbeit – das ist reine Idiotie. Seine ToDos mit Tags zu versehen und einzufärben, mag vielleicht von der eigentlichen Arbeit ablenken – ist aber auch nichts anderes als Arbeit. Nur die falsche.

Ich habe nicht einen Ordner in Mail. Nur einen Eingang. Ich habe nicht eine Regel eingerichtet und ich habe nicht mal einen Spam Ordner. Das einzige, was ich benutze, ist das rote Fähnchen. Und auch nur für einen einzigen Job.

Nicht jetzt, sondern später. Und mit später meine ich auch später. Nicht irgendwann.

Irgendwann gibt es nicht. Das ist genau so für den Arsch. Es gibt nur jetzt sofort oder später. Und dieses Später hat einen festen Termin. Oder zumindest eine Deadline. Und wird die überschritten, dann ist mit großer Wahrscheinlichkeit aus dem Später ein Irgendwann geworden und dann kann diese Mail oder Aufgabe eigentlich direkt in den Müll.

Die muss nicht erst nach beschriftet, eingeordnet, dann in einen Unterordner verschoben und einem Projekt zugeordnet werden.

What’s next?

Das ist die einzige Frage, die man sich im Laufe eines Tages stellen sollte und darf. Ich benutzte mein eigenes TaskNotes (ohne Gruppen, ohne Tags ohne irgend Etwas) nur aus einem einzigen Grund. Damit meine Notizen und Termine auf allen Macs und dem iPhone sind und weil da ein Alarm eingebaut ist und ich so schön sehe, wann aus dem Später ein Irgendwann zu werden droht. Ich weiß nie, wie viel Uhr wir haben, welcher Wochentag ist. Ich könnte auch iCal benutzen, das ist ein gutes Programm – nur zu hässlich.

Ein Blatt Papier und ein Stift würden es eigentlich auch tun, wenn die einen Alarm eingebaut hätten. Und dieser Alarm geht auch nur los, wenn ich etwas aus der Später-Kategorie tun muss.

Und dann wird es getan.

Denn genau das ist das Problem. Anstatt es zu tun, wird es kategorisiert und unter irgend welchen Tags und Kategorien begraben.

Wer sich die Freiheit nimmt und NEIN sagt – der muss das JA dann auch tun. Und zwar SOFORT. Manchmal geht es nicht anders und dann muss man es SPÄTER machen. Aber IRGENDWANN macht man es NIE.

Da kann das Fähnchen auch noch so bunt sein.

Wenn etwas so wichtig sein sollte, dann kommt es eh noch mal in den Posteingang geflogen – ohne dass man sich drum kümmern muss oder einen Reminder dazu verfassen und einordnen muss.

Und wenn andere von einem wollen, dass man etwas tut, dann sollen sie einem gefälligst in kurzen und vor allem klaren Worten sagen, was sie von einem wollen. Und tun sie das nicht, dann sagt man NEIN.

Was meint ihr, wie schnell die das so zu formulieren lernen, dass man JA sagt und es SOFORT oder SPÄTER tut. Auf IRGENDWANN werden die nicht warten. Und wenn doch – dann haben sie es nicht anders verdient.

Denn dann sind sie bestimmt gerade damit beschäftigt, euer Irgendwann in eine Untergruppe in ihrem neusten Ach-So-Tollem-ToDo-App zu verschieben und mit einem Fähnchen zu versehen …




Zwischenrufe

  1. Tom

    Am Anfang hab ich mir mal Things gekauft, weil ich der Meinung war, das braucht man um effizient zu arbeiten. Heute reicht mir zum arbeiten Reminders auf dem Mac / Iphone und auf letzterem noch Clear. Der Rest ist für die Hose.

  2. to

    hahaha… herrlich - ich mache es genau so!

  3. matthias

    ich arbeite mit omni focus, habs für iphone gekauft, dann für den Mac und dann noch fürs ipad - hat so viel geld gekostet jetzt muss ich damit auch weitermachen, aber eigentlich volle Zustimmung ein Blatt papier und ein stift tuen es auch und die apps mit ihrer to do Ermahnungen werden echt zu eine Belastung.
    anfänglich hab ich mit so einem app namens pluto gearbeitet ;-)
    für kleine und schnelle dinge benutze ich aber auch gerne das iphone app clear, weil es so einen spass macht - ganz reduziert und schön !

  4. Steffen

    guter artikel, vielen dank dafür.

  5. Steffen

    Recht haste!
    Ich überlege ja sogar, mit wieder einen Kalender zu kaufen, so aus Papier.
    Apropos Kalender: Hast du nicht mal Lust, iCal less ugly zu aktualisieren? Oder muss ich das nur mal neu “installieren”?

  6. Michael

    Ich hätte mal Lust auszuschlafen oder nur für einen tag in den Urlaub zu fahren :-)

  7. Zen

    Papier & Bleistift, ganz genau. Mehr braucht niemand.
    Da ist übrigens auch nie die Internetverbindung weg oder eine Synchronisation hat nicht geklappt oder der Akku leer.
    Wenn ich in einer Besprechung mein Todo abgehakt oder ein neues notiert hab, dann haben die Kollegen ihre iPads/phones/sonstwas noch nicht mal angeschaltet. Und auf nem Stück Papier kann man auch einfach mal rumkritzeln. Unschlagbar.

  8. Ludwig GE

    … und jetzt? … brauch ich wirklich das iPhön, iPäd, iMäc etc. etc.??? Das meiste geht auch hier mit Papier und Bleistift - und notfalls einer Briefmarke. Schon mal gemerkt, wie die Herzdame sich über ein handschriftliches Billettchen freuen kann? … aber was hätten wir sonst für Spielzeuge? Nicht auszudenken! — …

  9. karsten

    gut geschrieben :-)

  10. diese todo dinger › m15u

    […] klasse und lesenswerter artikel. habe auch viel geld für diese apps ausgegeben, omnifocus, things, simplenote und noch viele mehr. gebracht hat es bis auf zeitverschwendung eigentlich nichts. […]

  11. Kwiatek

    Danke. Dein Beitrag mit sehr viel Mehrwert… Unbezahlbar :D

  12. Tom Schimana

    Wo hast Du diese tollen Whiteboards, ähh Glasboards (?!?!) her? Genau solche suche ich.

  13. matthias

    ich verwende für tägliche to do’s immer öfter solch einen Zettel statt software:
    http://www.muji.de/de/store/goods/4548718550111

  14. Michael

    @Tom:

    Ich wollte ja nie wieder was vom Schwedischen Terrorkaufhaus bei mir im Haus/Büro - aber das war das einzige, was halbwegs ging, aussah und Sinn machte …

  15. Link(s) vom 15. August 2012 — e13.de

    […] Für den Arsch – oder der Herr der digitalen Fliegen „Und beim Bau des Kölner Doms waren auch einige wichtige Menschen am Werk, die hundert Dinge gleichzeitig machen mussten. Und der würde heute garantiert nicht mehr stehen, wenn die zwischendurch angefangen hätten, ihre Zettel einzufärben und in Hierarchien an die Wand zu nageln und mit lustigen Zeichen zu versehen.“ […]

  16. creezy

    .

  17. Enno

    Sehe ich ganz anders. Es kommt auf die Art der Arbeit, vor allem aber auf deinen Workflow an. Wenn du beispielsweise in der Support-Abteilung einer IT-Firma arbeitest, hast du wenig Tickets, die über den Tag hinaus reichen. Für alles andere gibt es deine E-Mail-Inbox oder eben das Ticket-System selbst. No Need für eine To-Do-App.

    Aber nimm doch mal einen freiberuflichen Webentwickler. Der hat oftmals mehrere Kunden gleichzeitig. Projekte werden angefragt, sind in der Mache, durchlaufen Nachwehen. Du musst Termine einhalten, Vereinbarungen festhalten und jeden Tag eine gewisse Agenda einhalten. Der letzte Punkt ist wichtig, um beurteilen zu können, ob du im Plan bist oder nicht. Kann wichtig werden, um den Arbeitsaufwand der kommenden Zeit einschätzen zu können. Denn kommende Projekte wollen auch eingeplant werden.

    Neben meinen beiden Blogs und einem privaten habe ich 2 Kundenprojekte, nächste Woche kommt ein drittes dazu. Vielleicht bist du echt mit einem Überbrain gesegnet. Ich bin das nicht. Deswegen bin ich auf Tools angewiesen, mit denen ich meine Aufgaben verwalten kann. Was muss heute geschafft werden, welche Rückfragen habe ich noch, wie war Feature X jetzt mit dem Kunden abgesprochen?

    Dabei geht es nicht darum, Aufgaben farbig zu markieren oder sonstwas. Aber Aufgaben müssen gesammelt, priorisiert und abgearbeitet werden. Die Sammlung erfolgt in der Inbox, von da aus müssen sie getimet werden. Dazu natürlich die Beziehung zum jeweiligen Projekt herstellen. Bis zu einem bestimmten Punkt lässt sich das durchaus auf einem Zettel erledigen. Probleme bekommst du aber immer dann, wenn sich am bisherigen Plan etwas ändert. Dann fängst du an, auf deinen Notizzetteln wild herum zu kritzeln, was schnell unübersichtlich wird. Oder du schreibst neue, was unnötig Zeit kostet. Bei 6 Projekten ist die für das Papier erforderliche Konstanz eine Utopie. Daher für mich keine Option.

    Es geht hier wie gesagt nicht um eine Einkaufsliste. Jeder, der mit den Apple Reminders all seine Aufgabenverwaltung erfüllen kann, braucht natürlich keine Apps wie Things, Omnifocus & Co. To-Do-Apps haben aber – wie ich hoffentlich darlegen konnte – durchaus ihren Sinn. Vielleicht nicht für dich, für andere aber sehr wohl.

    Schönen Restsamstag,
    Enno

  18. Jürgen

    Amen! :)

  19. Florian

    Hi Michael, ich mag diese Glassboards total gerne,
    kannst du mir und Tom und allen anderen Interessenten verraten, wo du die her hast?
    viele Grüße,
    Flori

  20. Billy

    Ich schließe mich Enno’s Meinung an. Es wird wenige Personen geben, die wie du ihre Arbeit im Lebensalltag integriert haben. Jeder Mensch mit normalen Arbeitszeiten will nach Feierabend abschalten und sich um privates kümmern, sei es ein Hobby, Einkaufen und so weiter. Und damit haben wir schon die verschiedenen “Projekte” und “Kontexte”, bei welchem man einfach unterscheidet ob man gerade Privat oder in der Firma unterwegs ist. Natürlich sind solche Tools auch einfach total überladen wie Du schon beschreibst, mit den verschieden Fähnchen und so weiter. Ich persönlich habe das “Problem” meinen Alltag, mein Hobby, meine Arbeit und mein Studium zu organisieren, da hilft es einfach nicht nur eine große Liste zu haben.

  21. Marco

    Enno: was du beschreibst geht wunderbar mit einem Papierkalender.
    Todos für den Tag: rein da.
    Termine mit Menschen: rein da.
    Projektdeadlines: rein da.
    Projektmilestones: rein da.
    Kontaktdaten: rein da.
    Zu tätigende Anrufe: rein da.

    Die einzige Arbeit ist, dass man sich morgens Gedanken macht, was man am heutigen Tag tun möchte.
    Das schreibt man sich auch da rein.

    Für so Projektgedöns gibt es Scrum. Mit Anforderungsliste. Und Sprintliste. Und Testingliste. Und Erledigtliste. Und Burndown-Chart. Alles von Hand in ungefähr einem Fünftel der Zeit erstellt als mit JIRA, Trello oder weiß der Geier. Und wesentlich übersichtlicher, wenn man damit umgehen kann.

    Auch Alltag, Hobby und Einkauf lässt sich in einem Papierkalender unterbringen. Weil man nicht eine große Liste, sondern 365 kleine Listen hat. Und man ist konsequent gezwungen die Dinge abzuarbeiten. Weil man am nächsten Tag das Unerledigte wieder nutzt. Man wird zum ‘JETZT’ Menschen und vergisst immer weiter das ‘SPÄTER’ - und auf ‘IRGENDWANN’ lässt man sich dann sowieso nicht mehr ein.
    Man ist nämlich stumpf zu faul jeden Morgen ‘Endlich mal Omma anrufen’ von seiner Gestern-Liste als unerledigt zu kennzeichnen und auf die Heute-Liste zu setzen.


Du verspürst den Drang zum Zwischenrufen? Dann gib dich ihm hin!