Das Weblog der MOApp Programm Manufaktur.
Tiraden, Kommentare, Fünde und Tipps von Michael & Ollerum.

Für den Arsch - oder der Herr der digitalen Fliegen

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Nach meinem gestrigen nicht ganz so liebevollen Eintrag (für die ich ja sonst eigentlich so bekannt bin) zu Things – ereilten mich unzählige Anfragen, mit welchem App ich denn so meine Aufgaben verwalten würde.

Da meine Antwort wohl bei einigen Erstaunen ausgelöst hat – ist sie hier noch mal für alle:

MIT KEINEM. DIE SIND ALLE FÜR DEN ARSCH!

Und ich darf das sagen. Ich habe die Gattung mit Heute-Ansicht, Tags, iCal-Anbindung und Sync ja praktisch mehr oder minder erfunden. Und ich wühle mich täglich durch hunderte von Mails und habe ungefähr 73 Eisen gleichzeitig im Feuer. Und dazu ein Katze auf der Tastatur.

Damit bin ich natürlich noch lange nicht so wichtig, wie all die Menschen, die Unsummen für solche Apps ausgeben. Und das vermutlich für mehr als eines.

Und dann haben die die alle mühsam eingerichtet. Und versucht, sich daran zu gewöhnen. Und dann hat das bei den Allermeisten auch nicht so wirklich geklappt. Dann haben die ein anderes App ausprobiert oder gar erworben. Und wieder alles eingetackert und verschoben und verschoben und umsortiert und dann doch irgend wann aufgegeben.

Oder noch zwanzig andere Apps ausprobiert. Ist ja nicht so, dass es nicht genug davon gäbe.

Überlegt euch doch nur mal, wie viel Sex ihr alleine für diese Zeitverschwendung mehr hättet haben können.

Und dann gibt es da noch die ganzen Fachbücher, Internetseiten und Blogeinträge – wie man produktiver mit dem Posteingangsfach umgehen kann und wie man am besten die Fähnchen beschriftet, Regeln erstellt und Untergruppen organisiert und ich weiß nicht, auf was für verrückte Ideen Menschen noch so kommen.

So was Ähnliches habe ich früher auch immer gemacht. Da rennt man dann mit einem wichtigtuerischen Blick permanent von links nach rechts, am besten an den Chefs und wer einem sonst noch so vor die Nase gesetzt wurde, vorbei.

Das verwechseln doch tatsächlich immer noch die Allermeisten mit Arbeit. Dann sortiert man die Bleistifte ToDos noch mal durch und flucht ein paar mal ganz laut, wie gestresst und überarbeitet man doch sei.

Ist aber auch anstrengend, dies ganzen ToDos und Ziele und Mails und Artikel und überhaupt einzupflegen und zu kategorisieren und mit Farben zu versehen. Und dann erst noch dieser Aufwand, permanent auf allen Kanälen und allen Geräten alle Termine und Listen synchron zu halten.

DAS IST ALLES FÜR DEN ARSCH!

Genau so wie Ordnung oder Wörter.

Ihr werdet dadurch nicht produktiver oder gar organisierter. Überarbeitung baut sich dadurch auch nicht ab. Im Gegenteil.

Das ist wie beim Kaisers an der Kasse. Die Schnellsten sind nicht die mit ihrer Bankkarte. Bis die aus der Hosentasche gekramt wurde, richtig rum in das Lesegerät gesteckt wurde, die Zahlen eingetippt sind, die Verbindung zur Bank hergestellt wurde, bis dann der Beleg doppelt ausgespuckt wurde, die Kassiererin (der Kassierer) den Deckel vom Geldfach wieder mit dem linken Ellenbogen zugedrückt hat, die Karte wieder aus dem Gerät geholt wurde, die Zettel ordentlich verstaut und aufgespießt wurden – oder was das erst noch dauert, wenn dann doch nicht die Nummer reicht und erst auch noch unterschrieben werden muss und dann der Kuli nicht gefunden wird, der dann natürlich auch nicht überall schreibt.

In der Zeit hatte jede halbwegs fitte Kassiererin (Kassierer) drei Rentnern das Geld aus dem Portemonnaie einzeln ab- und vorgezählt und noch die Tüten gepackt.

Und genau so ist dies mit diesen ganzen neumodischen Apps auch. Vor allem, je komplizierter sie sind. Alles was nach Tags und Untergruppen schreit – gehört direkt in die Tonne. Das braucht keine Sau. Eigentlich braucht man nicht mal Hauptgruppen und schon gar nicht 123 verschiedene Fähnchen.

Eigentlich braucht man nur einen Stück Papier und einen Stift – am besten einen Bleistift. Das funktioniert seit Jahrhunderten. Und beim Bau des Kölner Doms waren auch einige wichtige Menschen am Werk, die hundert Dinge gleichzeitig machen mussten. Und der würde heute garantiert nicht mehr stehen, wenn die zwischendurch angefangen hätten, ihre Zettel einzufärben und in Hierarchien an die Wand zu nageln und mit lustigen Zeichen zu versehen.

Was die allerdings garantiert können mussten – war Entscheidungen zu treffen. Und die trifft man nur auf eine einzige Art und Weise. Man sagt entweder JA oder man sagt NEIN.

Und wenn da bei jemanden von euch auch nur die Hälfte aller Entscheidungen aus einem JA besteht, dann wird euer Türmchen, das ihr da täglich zu bauen versucht, aber sofort einstürzen. Selbst wenn nur jede zehnte Entscheidung, die ihr im Laufe eines Tages trefft, mit JA beantwortet wird – dann wird es schon knapp.

NEIN ist das einzige wirklich wichtige Wort, wenn ihr nicht jeden Tag überarbeitet sein wollt. Oder andersrum formuliert: Nur mit einem NEIN übersteht ihr den Tag mit 567 Mails, 27 Projekten und 23 Meetings.

Und das allerwichtigste NEIN, dass ihr euch angewöhnen müsst – ist das NEIN zur Arbeit. Alles was schon von Weitem nach Arbeit aussieht wird direkt mit einem NEIN begegnet.

Und Mails in 123 Unterordner zu sortieren und dafür auch Regeln aufgestellt zu haben, das ist nicht nur Arbeit – das ist reine Idiotie. Seine ToDos mit Tags zu versehen und einzufärben, mag vielleicht von der eigentlichen Arbeit ablenken – ist aber auch nichts anderes als Arbeit. Nur die falsche.

Ich habe nicht einen Ordner in Mail. Nur einen Eingang. Ich habe nicht eine Regel eingerichtet und ich habe nicht mal einen Spam Ordner. Das einzige, was ich benutze, ist das rote Fähnchen. Und auch nur für einen einzigen Job.

Nicht jetzt, sondern später. Und mit später meine ich auch später. Nicht irgendwann.

Irgendwann gibt es nicht. Das ist genau so für den Arsch. Es gibt nur jetzt sofort oder später. Und dieses Später hat einen festen Termin. Oder zumindest eine Deadline. Und wird die überschritten, dann ist mit großer Wahrscheinlichkeit aus dem Später ein Irgendwann geworden und dann kann diese Mail oder Aufgabe eigentlich direkt in den Müll.

Die muss nicht erst nach beschriftet, eingeordnet, dann in einen Unterordner verschoben und einem Projekt zugeordnet werden.

What’s next?

Das ist die einzige Frage, die man sich im Laufe eines Tages stellen sollte und darf. Ich benutzte mein eigenes TaskNotes (ohne Gruppen, ohne Tags ohne irgend Etwas) nur aus einem einzigen Grund. Damit meine Notizen und Termine auf allen Macs und dem iPhone sind und weil da ein Alarm eingebaut ist und ich so schön sehe, wann aus dem Später ein Irgendwann zu werden droht. Ich weiß nie, wie viel Uhr wir haben, welcher Wochentag ist. Ich könnte auch iCal benutzen, das ist ein gutes Programm – nur zu hässlich.

Ein Blatt Papier und ein Stift würden es eigentlich auch tun, wenn die einen Alarm eingebaut hätten. Und dieser Alarm geht auch nur los, wenn ich etwas aus der Später-Kategorie tun muss.

Und dann wird es getan.

Denn genau das ist das Problem. Anstatt es zu tun, wird es kategorisiert und unter irgend welchen Tags und Kategorien begraben.

Wer sich die Freiheit nimmt und NEIN sagt – der muss das JA dann auch tun. Und zwar SOFORT. Manchmal geht es nicht anders und dann muss man es SPÄTER machen. Aber IRGENDWANN macht man es NIE.

Da kann das Fähnchen auch noch so bunt sein.

Wenn etwas so wichtig sein sollte, dann kommt es eh noch mal in den Posteingang geflogen – ohne dass man sich drum kümmern muss oder einen Reminder dazu verfassen und einordnen muss.

Und wenn andere von einem wollen, dass man etwas tut, dann sollen sie einem gefälligst in kurzen und vor allem klaren Worten sagen, was sie von einem wollen. Und tun sie das nicht, dann sagt man NEIN.

Was meint ihr, wie schnell die das so zu formulieren lernen, dass man JA sagt und es SOFORT oder SPÄTER tut. Auf IRGENDWANN werden die nicht warten. Und wenn doch – dann haben sie es nicht anders verdient.

Denn dann sind sie bestimmt gerade damit beschäftigt, euer Irgendwann in eine Untergruppe in ihrem neusten Ach-So-Tollem-ToDo-App zu verschieben und mit einem Fähnchen zu versehen …




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